Démarrage rapide

Comment commencer avec KALENNER?

Il existe plusieurs façons simples de commencer à utiliser notre service, selon votre rôle :

Pour les Spécialistes et les Organisations :

• Utilisez notre lien d'invitation direct ou le QR code depuis KALENNER.com

• Trouvez et démarrez @kalennerbot dans votre application Telegram
  

Pour les Spécialistes rejoignant une Organisation :

• Acceptez l'invitation d'une organisation (via lien ou QR code)

• Vous serez automatiquement inscrit et ajouté à l'équipe de l'organisation
  

Pour les Clients :

• Scannez simplement un QR code ou cliquez sur un lien d'invitation de votre Spécialiste ou Organisation choisi(e)

Comment les Spécialistes peuvent-ils commencer à accepter des rendez-vous?

Démarrer est rapide et simple. Après l'inscription, complétez ces étapes essentielles pour activer votre calendrier de réservation :

1. Définissez votre fuseau horaire dans Paramètres

2. Ajoutez vos services

3. Configurez votre emploi du temps

4. Téléchargez votre logo ou photo (facultatif, mais personnalise votre QR code)

5. Créez et partagez votre lien de réservation avec vos clients

Quelles langues KALENNER prend-il en charge?

KALENNER détecte et s'adapte automatiquement aux paramètres de langue de votre Telegram, offrant une expérience fluide dans votre langue préférée. Actuellement, nous proposons une interface complète dans :

• Anglais

• Français

• Allemand

• Russe
  

L'interface s'affichera automatiquement dans l'une de ces langues selon vos paramètres Telegram. Vos clients profiteront également de KALENNER dans leur langue préférée sans configuration supplémentaire.

Vous recherchez une autre langue? Nous étendons continuellement nos options linguistiques selon les retours utilisateurs!

Comment les clients prennent-ils rendez-vous avec moi?

Une fois que vous partagez votre lien d'invitation ou QR code, vos clients auront une expérience de réservation simple :

1. Ils accéderont à votre calendrier via votre lien personnalisé/QR code (à faire une seule fois lors du traitement de l'invitation)

2. Définiront leur fuseau horaire préféré (configuration unique lors de leur première inscription à Kalenner)

3. Sélectionneront votre nom dans leur liste de spécialistes disponibles (s'ils ont des invitations de plusieurs spécialistes)

4. Choisiront parmi vos services proposés

5. Sélectionneront la date et l'horaire souhaités

6. Soumettront une demande de rendez-vous
   
   

Vous recevrez leur demande et pourrez facilement l'accepter ou la refuser. Ce processus simplifié assure une planification efficace tout en vous donnant un contrôle total sur votre calendrier.

Conseil: Vos clients ne verront que les services et créneaux horaires que vous avez rendus disponibles, garantissant que les réservations correspondent à votre emploi du temps! C'est pourquoi il est crucial que vous et vos clients configuriez correctement les fuseaux horaires!

Gestion de vos services

Comment ajouter et gérer mes services?

La configuration de vos offres de services est simple via le menu Paramètres:

Ajout de services

1. Accédez à: Menu principal → Paramètres → Paramètres des services

2. Sélectionnez Services, puis cliquez sur Ajouter un service

3. Saisissez les détails suivants :

   • Nom du service (visible par les clients lors de la réservation)

   • Durée en minutes

   • Description (visible sur votre page de profil)

   • Prix (entrez un nombre ou "-" si vous préférez ne pas afficher de tarif)
     

Vous pouvez modifier ou supprimer n'importe quel service à tout moment via le même menu.

Intervalles de planification

Dans Commence toutes les:

• Définissez l'intervalle (en minutes) entre les créneaux de rendez-vous disponibles

• Exemple : Si votre horaire du lundi commence à 9h15 et que vous définissez des intervalles de 30 minutes, des créneaux seront créés à 9h15, 9h45, 10h15, etc.

Paramètres de devise

Dans Devise:

• Choisissez d'Afficher ou de Masquer les prix sur votre Page de Profil

• Si votre langue par défaut est le russe, vous pouvez choisir entre EUR et RUB

Après avoir terminé ces étapes, les clients pourront réserver des services en fonction du nom et de la durée, tout en consultant les descriptions complètes et les prix (si affichés) sur votre page de profil.

Puis-je proposer des services du catalogue de mon organisation?

Oui! Si vous avez rejoint une organisation, vous pouvez facilement importer leurs services dans votre liste personnelle:

Ajout de services d'organisation

1. Accédez à Bureau → Organisations

2. Sélectionnez votre organisation

3. Cliquez sur Services

4. Parcourez le catalogue de services de l'organisation

5. Sélectionnez les services que vous souhaitez proposer

6. Cliquez sur Enregistrer

Personnalisation des services importés

Après avoir ajouté des services d'organisation:

• Ils apparaîtront dans votre liste de services personnelle (sous Paramètres → Paramètres des services → Services)

• Vous pouvez personnaliser n'importe quel service pour l'adapter à votre pratique spécifique en modifiant :

  • Nom du service

  • Durée

  • Description

  • Prix

Remarque importante

Toute modification que vous apportez aux services importés n'affectera que vos offres de services personnelles. Vos modifications n'auront pas d'impact sur:

• Le service original dans le catalogue de l'organisation

• Les autres spécialistes qui proposent le même service

Cette flexibilité vous permet de maintenir une cohérence avec votre organisation tout en adaptant les services à votre pratique personnelle et à votre clientèle.

Est-il possible d'automatiser les paiements de mes clients pour mes services avec KALENNER?

Oui ! Kalenner offre une intégration pratique des paiements pour simplifier les transactions avec vos clients:

Configuration des liens de paiement

1. Allez dans Paramètres → Paramètres des services → Services

2. Sélectionnez le service pour lequel vous souhaitez ajouter un paiement

3. Cliquez sur Modifier le service

4. Ajoutez ou modifiez le champ Lien de paiement

Une fois configuré, les clients peuvent facilement effectuer des paiements en:

1. Vous sélectionnant dans leur liste de Spécialistes

2. Cliquant sur le bouton Paiement

3. Choisissant le service

4. Utilisant le lien de paiement pour finaliser leur transaction

Remarque : Vous pouvez intégrer votre service bancaire local ou utiliser la plateforme de paiement Stripe, reconnue internationalement. Vous pouvez créer un lien de paiement Stripe ici et vérifier la disponibilité du service dans votre pays ici.

Gestion des forfaits de services

Si vous proposez plusieurs services regroupés en package, les liens de paiement peuvent toujours être utilisés efficacement:

1. Accédez à Paramètres → Paramètres des services → Services

2. Au choix :

   • Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau service forfaitaire, ou

   • Sélectionnez un service existant qui fonctionne comme un forfait

3. Activez l'option Est un forfait ? pour identifier ce service comme un package

4. Ajoutez ou modifiez le lien de paiement comme décrit ci-dessus

Remarque importante : Lors de la vente de forfaits, les clients programment généralement des rendez-vous individuels pour chaque service inclus. Assurez-vous que vos services composants sont correctement configurés:

• Marquez les services composants comme N'est pas un forfait

• Si ces services sont exclusivement disponibles via le forfait, supprimez tous les liens de paiement individuels pour éviter toute confusion

Ce système d'intégration des paiements vous permet d'offrir des forfaits de services flexibles tout en maintenant une expérience de paiement fluide pour vos clients.

Configuration de votre emploi du temps

Comment définir mes heures de travail régulières?

1. Accédez à Paramètres → Paramètres d'agenda → Heures de travail

2. Ajoutez votre emploi du temps pour chaque jour de la semaine

3. Pour chaque jour, vous pouvez ajouter plusieurs périodes de travail (par exemple, 9h00-12h00 et 13h30-17h00)

Remarque : Tout jour sans horaires de travail spécifiés sera automatiquement considéré comme un jour non travaillé.

Comment marquer les jours fériés?

1. Accédez à Paramètres → Paramètres d'agenda → Jours fériés

2. Ajoutez les dates des jours fériés pendant lesquels vous ne travaillerez pas

3. Chaque jour férié doit être ajouté séparément (par exemple, pour le 25 et le 26 décembre, ajoutez chaque date individuellement)

Comment planifier mes vacances?

1. Allez dans Paramètres → Paramètres d'agenda → Vacances

2. Ajoutez vos périodes de vacances (peuvent s'étendre sur plusieurs jours consécutifs)

3. Votre calendrier sera bloqué pour ces dates, et les clients ne pourront pas demander de rendez-vous

Et pour les absences temporaires?

Pour les voyages d'affaires ou autres indisponibilités temporaires:

1. Allez dans Paramètres → Paramètres d'agenda → Absence du bureau

2. Définissez les périodes spécifiques pendant lesquelles vous serez indisponible

3. Ces absences peuvent être des journées partielles ou s'étendre sur plusieurs jours consécutifs

Avec ces paramètres correctement configurés, votre calendrier de réservation reflétera précisément votre disponibilité, garantissant que les clients ne peuvent demander des rendez-vous que lorsque vous êtes en mesure de les servir.

Création de votre page de profil

Comment personnaliser mes informations de profil et ma photo/logo?

Mise à jour de vos informations

Accédez à Paramètres → Paramètres généraux → À propos de moi

Ici, vous pouvez modifier:

• Pseudo (aide à protéger votre vie privée)

• Informations professionnelles

• Logo ou photo

Choisir le bon pseudo

Votre pseudo sert d'identité professionnelle auprès des clients tout en protégeant votre vie privée:

• Gardez-le relativement court (pour éviter la troncation)

• Rendez-le unique et reconnaissable

• Cela empêche les clients de vous contacter directement via Telegram en dehors de votre système de réservation

Mise en forme de votre description

Vous pouvez améliorer votre texte de profil en utilisant un formatage HTML simple:

• Texte en gras : Utilisez <b>texte</b> → texte

• Texte en italique : Utilisez <i>texte</i> → texte

• Texte souligné : Utilisez <u>texte</u> → texte

Ajout de liens

Incluez des liens vers votre site web:

• Format : <a href="https://votresite.com">Texte du lien</a>

• Exemple : <a href="https://votresite.com"><b>Mon Portfolio</b></a>

Photo/Logo de profil

Votre image téléchargée apparaît à deux endroits importants:

• Sur votre page de profil

• Intégrée dans votre invitation par QR code Télécharger une photo professionnelle ou un logo aide à personnaliser votre QR code et renforce la reconnaissance et la confiance des clients.

Comment enrichir mon profil avec des médias supplémentaires et des informations de contact?

Ajout d'une galerie photo

1. Accédez à Paramètres → Paramètres généraux → Profil

2. Téléchargez plusieurs photos pour créer une galerie professionnelle

3. Ces images s'afficheront dans un format de diaporama attrayant sur votre page de profil

Connexion aux réseaux sociaux

Liez vos comptes de réseaux sociaux pour développer votre présence en ligne:

1. Ajoutez des liens vers des plateformes telles que :

   • Telegram

   • Instagram

   • TikTok

   • YouTube

   • VK

   • Odnoklassniki

   • Rutube

2. Chaque compte connecté apparaîtra sous forme d'icône correspondante au bas de votre profil

Inclusion d'informations de contact

Fournissez des moyens supplémentaires pour que les clients vous contactent:

• URL de la page Web

• Adresse e-mail

• Numéro de téléphone

• Emplacement physique

Pour votre adresse, vous pouvez également inclure des liens vers:

• Google Maps

• Apple Plans

• Yandex Maps

Toutes ces informations seront clairement affichées sur votre page de profil, facilitant la connexion des clients avec vous via leurs canaux préférés.

Puis-je ajouter une invitation spéciale directement sur ma page de profil?

Oui! Vous pouvez créer un lien d'invitation dédié qui apparaît directement sur votre profil:

Configuration de votre invitation de profil

1. Allez dans Paramètres → Paramètres généraux → Lien d'invitation

2. Créez un nouveau lien avec le nom PROFILE

3. Ce lien spécial sera automatiquement affiché sur votre page de profil

Configuration de votre invitation de profil

Lors de la création de votre lien PROFILE, vous devrez définir :

• Période de validité (recommandé : 365 jours pour une utilisation à long terme)

• Type d'utilisation (sélectionnez "Multi-utilisations" pour permettre un nombre illimité de clients)

Avantages de l'invitation de profil

• Crée une expérience de réservation fluide pour les visiteurs de votre profil

• Vous permet de suivre combien de clients se sont inscrits via votre page de profil dans les Analyses

• Simplifie le processus d'intégration des clients

Vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment avant l'expiration du lien, vous permettant de garder le contrôle sur votre portail de réservation.

Comment choisir un design pour ma Page de Profil?

Vous pouvez choisir le design de votre page de profil à tout moment en le sélectionnant sur kalenner.com/fr/design ou directement dans le menu Paramètres → Paramètres Généraux en cliquant sur le bouton Choisir un Design. Vous serez redirigé vers la même page web où vous pourrez voir tous les modèles de design disponibles.

Vous pouvez prévisualiser l'apparence de chaque modèle sur l'appareil de votre choix (il suffit d'ouvrir cette page sur l'appareil que vous souhaitez tester, qu'il s'agisse d'un ordinateur ou d'un smartphone) en cliquant sur le bouton Ouvrir dans le Navigateur. Une fois votre choix effectué, cliquez simplement sur Appliquer à Mon Profil et confirmez votre sélection.

Ce modèle sera défini comme design par défaut pour votre page de profil, bien que vous puissiez personnaliser divers paramètres - consultez Comment modifier la configuration du design de ma Page de Profil pour plus de détails.

Comment créer et publier ma page de profil?

Une fois que vous avez terminé la configuration des informations de votre profil, créer votre page de profil publique est simple:

Publication de votre page de profil

1. Accédez à Paramètres → Paramètres généraux

2. Cliquez sur le bouton Générer une page de profil

3. C'est tout ! Votre page de profil professionnelle est maintenant en ligne

Visualisation de votre page publiée

Après avoir créé votre profil, vous recevrez un lien pour voir votre nouvelle page. C'est la même page que vos clients verront lorsqu'ils accéderont à votre profil.

Mise à jour de votre page de profil

Chaque fois que vous modifiez les informations de votre profil:

1. Retournez dans Paramètres → Paramètres généraux

2. Cliquez à nouveau sur le bouton Générer une page de profil pour republier avec vos mises à jour

Remarque importante: Après avoir effectué des modifications, il peut s'écouler un court délai avant que notre Réseau de Diffusion de Contenu (CDN) ne mette à jour votre profil dans tous les emplacements. Si vous ou vos clients ne voyez pas les changements immédiatement, veuillez prévoir un certain temps pour que les mises à jour se propagent.

Votre page de profil est maintenant prête à être partagée avec les clients et affichée sur vos supports marketing!

Comment modifier la configuration du design de ma Page de Profil?

Allez dans Paramètres → Paramètres Généraux → Configuration du Design.

Vous verrez plusieurs paramètres pour votre page de profil :

1. Bannière Oui / Non : Afficher ou non une bannière sur la page. Vous pouvez l'utiliser pour faire la publicité de services spéciaux, de remises ou simplement diriger vos clients vers votre site web.

2. Large / Étroit : Ceci concerne la largeur (en fait la hauteur) de l'en-tête de la page.

3. Slider / 2x / 3x : Si votre galerie sera affichée sous forme de slider ou avec les photos organisées en 2 ou 3 colonnes respectivement.

4. Cartes / + : Comment vos services seront affichés ("CARTES" - cartes avec nom et description, "+" - liste pliable).

5. Boutons Oui / Non : Ajouter ou non des boutons individuels Réserver ce service pour chaque service.

Note : Les prix de chaque service peuvent être affichés ou masqués - vous pouvez basculer ceci dans le menu Paramètres → Paramètres des Services → Paramètres de Devise.

Une fois que vous avez ajusté votre configuration, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer.

En dessous, vous pouvez également voir les boutons Détails de la Bannière et Arrière-plans.

Cliquez sur Détails de la Bannière pour saisir le titre, le texte principal, le texte du bouton d'appel à l'action, le lien vers lequel la bannière redirigera vos clients, et choisir la position de la bannière : Haut (en haut de la page) ou Milieu (au milieu de la page, entre les sections Galerie et Services).

Cliquez sur le bouton Arrière-plans pour télécharger ou supprimer des arrière-plans pour la page entière (arrière-plan principal), l'En-tête et la section Contacts. Veuillez vérifier et télécharger uniquement les images pour lesquelles vous disposez d'une licence valide pour cet usage.

Inviter des clients et gérer les rendez-vous

Comment créer et distribuer des invitations?

Créez plusieurs invitations personnalisées pour suivre vos efforts marketing:

1. Allez dans Paramètres → Paramètres généraux → Lien d'invitation

2. Cliquez sur "Ajouter un nouveau lien d'invitation"

3. Nommez votre lien selon son utilisation (ex : "Instagram", "Site web", "Carte de visite")

4. Définissez la période de validité et le type d'usage (usage unique ou multiple)

5. Cliquez sur le nom du lien nouvellement créé

6. Sélectionnez "Obtenir le lien d'invitation" pour générer un lien cliquable et un QR code

Distribution stratégique des invitations

Maximisez l'acquisition de clients en plaçant ces invitations sur différents canaux:

• Plateformes numériques:

  • Profils de réseaux sociaux (Instagram, Facebook, TikTok)

  • Votre site web ou blog

  • Signatures d'e-mails

  • Canal ou groupe Telegram

• Emplacements physiques:

  • Imprimez des QR codes pour vos cartes de visite

  • Affichez à votre accueil ou entrée

  • Incluez dans les brochures ou supports promotionnels

  • Ajoutez aux cartes de rappel de rendez-vous

Chaque invitation nommée de façon unique vous permet de suivre quels canaux marketing sont les plus efficaces dans votre tableau de bord analytique.

Conseil

Enregistrez les QR codes sur votre smartphone pour les partager rapidement avec les clients potentiels que vous rencontrez en personne, permettant une réservation instantanée sans échanger d'informations de contact.

Gestion des demandes de rendez-vous et des statuts

Visualisation et traitement des demandes de rendez-vous

1. Accédez à Bureau → Rendez-vous

2. Vous verrez tous vos rendez-vous programmés avec leur statut actuel :

   • 🟡 En attente (demandé mais non encore confirmé)

   • 🟢 Accepté (rendez-vous confirmés)

Modification du statut des rendez-vous

Pour mettre à jour les statuts :

1. Sélectionnez (cochez) le ou les rendez-vous à modifier

2. Cliquez sur le bouton d'action approprié :

   • ✅ Accepter pour confirmer le rendez-vous

   • ❌ Rejeter pour décliner la demande

Note : Vous ne pouvez modifier que plusieurs rendez-vous avec le même statut à la fois. Les rendez-vous rejetés seront déplacés vers "Rendez-vous passés".

Gestion des paiements

Suivez les paiements directement dans le système de rendez-vous :

1. Sélectionnez un rendez-vous et cliquez sur Paiement

2. Cliquez sur Fixer le prix pour établir ou ajuster le coût du service

3. Cliquez sur Ajouter un paiement pour enregistrer des paiements complets ou partiels

4. Vous pouvez saisir plusieurs paiements jusqu'à couvrir le montant total

Lorsque vous marquez un rendez-vous comme "Terminé", votre client recevra automatiquement un message avec le prix, le paiement et toute information de solde restant.

Gestion des rendez-vous passés

1. Allez dans Bureau → Rendez-vous

2. Cliquez sur Rendez-vous passés

3. Mettez à jour les statuts des rendez-vous vers :

   • ✅ Terminé (service fourni)

   • 🔴 Rejeté (vous n'avez pas accepté)

   • ⭕ Manqué (le client ne s'est pas présenté)

   • ❌ Annulé (le service n'a pas eu lieu)

4. Ajoutez ou ajustez les informations de paiement selon les besoins

Conseil : Mettez toujours à jour le statut des rendez-vous terminés pour maintenir des dossiers précis, assurer que les clients reçoivent les résumés de paiement et générer des analyses complètes pour les performances de votre entreprise.

Puis-je réserver des rendez-vous au nom de mes clients?

Oui ! Vous pouvez facilement programmer des rendez-vous pour vos clients directement via votre calendrier :

Processus de réservation étape par étape

1. Allez dans Bureau → Calendrier

2. Sélectionnez la date souhaitée

   • Note: Seuls les jours ouvrables avec des créneaux disponibles seront sélectionnables

3. Choisissez un créneau horaire disponible

4. Cliquez sur Rendez-vous

5. Sélectionnez le service

6. Choisissez le client dans votre liste

7. Confirmez la réservation

Le rendez-vous sera automatiquement créé avec le statut "Accepté", et votre client recevra une notification du rendez-vous programmé.

Comprendre les créneaux horaires disponibles

Le système affiche les créneaux selon vos paramètres configurés:

• Seuls les créneaux dans vos heures de travail sont affichés

• Le dernier créneau disponible tient compte de la durée de votre service

• Exemple : Si votre horaire est 9h00-12h00, avec des intervalles de 30 minutes et un service d'1 heure, le dernier créneau disponible sera 11h00 (permettant au service de finir à 12h00)

Conseil

Lors de la visualisation d'un créneau, vous pouvez aussi cliquer sur Absent du bureau au lieu de "Rendez-vous" pour bloquer ce temps, empêchant les clients de réserver durant cette période.

Gestion de vos rendez-vous quotidiens et futurs

Comment visualiser et gérer les rendez-vous pour une date spécifique?

Accédez et gérez facilement votre calendrier par date:

1. Accédez à Bureau → Calendrier

2. Sélectionnez la date que vous voulez examiner

3. Tous les rendez-vous de ce jour s'afficheront avec leur statut actuel

4. Pour changer le statut d'un rendez-vous :

   • Cliquez sur le rendez-vous

   • Sélectionnez ✅ Accepter pour confirmer une demande en attente

   • Sélectionnez ❌ Rejeter pour décliner une demande en attente

   • Sélectionnez 🚫 Annuler pour annuler un rendez-vous accepté

Cette vue calendrier vous donne une représentation visuelle claire de votre journée, montrant à la fois les rendez-vous réservés et les créneaux disponibles.

Comment vérifier rapidement l'agenda d'aujourd'hui?

Pour une vue instantanée de votre journée :

1. Allez dans Bureau → Aujourd'hui

2. Vous verrez immédiatement une liste chronologique de tous les rendez-vous programmés pour la journée actuelle

3. Chaque rendez-vous affiche :

   • Nom du client

   • Type de service

   • Heure du rendez-vous

   • Statut actuel (🟡 en attente ou 🟢 confirmé)

Cette vue "Aujourd'hui" est parfaite pour préparer votre journée et vous assurer d'être prêt pour tous les rendez-vous à venir.

Comment ajouter un lieu de réunion ou des détails de conférence virtuelle aux rendez-vous?

Que vous rencontriez les clients en personne ou meniez des sessions virtuelles, vous pouvez facilement ajouter des informations de localisation:

Ajout de détails de lieu ou de conférence

1. Allez dans Bureau → Rendez-vous

2. Sélectionnez le rendez-vous que vous devez mettre à jour

3. Cliquez sur Entrer le lieu

4. Ajoutez les informations pertinentes :

   • Pour les réunions physiques : Entrez l'adresse ou la salle de réunion

   • Pour les réunions virtuelles : Ajoutez le lien de vidéoconférence (Zoom, Google Meet, etc.)

   • Pour les consultations téléphoniques : Incluez toute instruction d'appel nécessaire

Identification des rendez-vous avec informations de localisation

Les rendez-vous avec des détails de localisation déjà saisis sont clairement marqués d'une icône de localisation (📍) dans votre liste de rendez-vous, facilitant l'identification des réunions ayant des informations de localisation complètes d'un coup d'œil.

Avantages d'ajouter des informations de localisation

• Pour les rendez-vous en personne : Les clients auront des directions précises pour vous trouver

• Pour les réunions virtuelles : Les clients peuvent rejoindre en un clic sans chercher les détails de conférence

• Pour tous types de rendez-vous : Réduit la confusion et les questions de dernière minute

Vos clients recevront ces informations dans leur confirmation de rendez-vous, aidant à s'assurer qu'ils arrivent au bon endroit ou rejoignent la bonne réunion en ligne à l'heure prévue.

Comment voir les détails d'un rendez-vous spécifique?

Vous avez plusieurs moyens pratiques d'accéder aux détails des rendez-vous :

Méthode 1 : Depuis la liste des rendez-vous

1. Allez dans Bureau → Rendez-vous

2. Sélectionnez le rendez-vous que vous voulez examiner

3. Cliquez sur Info réunion

Méthode 2 : Depuis la vue calendrier

1. Accédez à Bureau → Calendrier

2. Sélectionnez la date du rendez-vous

3. Cliquez sur le rendez-vous

4. Sélectionnez Info réunion

Méthode 3 : Via les dossiers clients

1. Allez dans le menu Clients

2. Sélectionnez le client spécifique

3. Trouvez et sélectionnez le rendez-vous avec ce client

4. Cliquez sur Info réunion

Chacune de ces méthodes fournit les mêmes détails complets du rendez-vous, incluant le type de service, la durée, le statut et les informations de localisation. Choisissez la méthode la plus pratique pour votre flux de travail actuel.

Et si mon client ne sait pas quel service il lui faut?

Lorsque les clients ne sont pas sûrs du service exact dont ils ont besoin, une communication efficace est essentielle:

Discussion des options de service

Vous avez plusieurs moyens de consulter votre client :

1. Utilisation du chat intégré

   • Initié par vous : Allez dans le menu Clients → sélectionnez le client → cliquez sur Chat

   • Initié par le client : Il peut vous sélectionner dans sa liste de spécialistes → cliquer sur Chat

2. Méthodes de communication alternatives

   • Utilisez les canaux traditionnels comme les appels téléphoniques

   • Connectez-vous via des applications de messagerie (Telegram/WhatsApp)

Réservation après consultation

Une fois que vous avez déterminé le service et la durée appropriés:

1. Vous ou votre client pouvez trouver un créneau convenable

2. Réservez le rendez-vous avec le service convenu

Conseil

Créez des services basés sur la durée Pour rationaliser ce processus:

• Créez plusieurs services génériques basés sur la durée (ex : "consultation de 2 heures", "session de 4 heures")

• Incluez-les dans votre liste de services

• Lorsque les clients réservent ces services généraux, vous pouvez accepter ou décliner selon votre discussion

• Vous pouvez toujours personnaliser les détails du service plus tard

Cette approche vous donne de la flexibilité tout en maintenant un système de réservation structuré pour les clients qui ne sont pas initialement sûrs de leurs besoins exacts.

Comment envoyer des rappels à mes clients?

Envoyer des rappels de rendez-vous est simple et aide à s'assurer que vos clients ne ratent jamais leurs sessions programmées:

Envoi de rappels

1. Allez dans Clients

2. Sélectionnez votre client

3. Naviguez vers Rendez-vous

4. Sélectionnez (cochez) un ou plusieurs rendez-vous

5. Cliquez sur le bouton Envoyer un rappel

Ce que reçoivent les clients

Votre client recevra un message de rappel complet incluant:

• Date et heure du rendez-vous

• Nom du service/rendez-vous

• Durée

• Votre pseudo professionnel

Informations de rappel enrichies

Si vous avez configuré des détails supplémentaires dans le menu Rendez-vous, le rappel inclura aussi:

• Informations de localisation (adresse, lien de réunion virtuelle, ou instructions spéciales)

• Détails de paiement (prix du service, paiements reçus, et solde restant)

Conseil de pro: Configuration complète pour une meilleure gestion

Prenez l'habitude de configurer les éléments suivants dès que vous créez ou acceptez un rendez-vous:

• Configurer les détails de localisation

• Entrer la tarification du service

• Enregistrer toute information de paiement

Cette approche complète vous permet de:

• Envoyer des rappels informatifs incluant le statut de paiement

• Aider les clients à se préparer pour leurs rendez-vous avec des informations complètes

• Prendre des décisions commerciales basées sur des données grâce à des analyses précises

• Maintenir des standards de communication professionnels

Des rappels bien configurés réduisent les absences et assurent une gestion fluide des rendez-vous.

Travailler avec les documents

Comment partager des documents avec les clients et gérer les consentements?

Vous pouvez facilement télécharger et gérer des documents qui s'appliquent à tous les clients :

Téléchargement de documents

1. Allez dans Bureau → Documents

2. Cliquez sur le bouton Télécharger

3. Vous serez invité à envoyer un fichier :

   • Cliquez sur l'icône trombone 📎 à côté du champ de message

   • Pour les images ou vidéos : Sélectionnez l'option "Photo ou Vidéo"

   • Pour les autres types de fichiers (PDF, Word, etc.) : Sélectionnez "Fichier"

4. Cliquez sur Envoyer (aucune légende nécessaire)

5. Entrez un nom descriptif pour votre document

6. Spécifiez si le consentement du client est requis :

   • Sélectionnez Oui si les clients doivent accepter ce document

   • Sélectionnez Non si c'est uniquement à titre informatif

7. Cliquez sur Confirmer

Gestion de vos documents

Tous les documents téléchargés apparaîtront dans Bureau → Documents et seront :

• Visibles par tous vos clients

• Disponibles au téléchargement

Les documents nécessitant un consentement sont clairement marqués d'une icône ✍️.

Modification des exigences de consentement

Pour modifier si un document nécessite un consentement :

1. Sélectionnez le(s) document(s)

2. Cliquez sur Modifier l'exigence de consentement

3. Confirmez votre choix dans la fenêtre de suivi

Ce système vous aide à maintenir une documentation professionnelle et à vous assurer que les clients examinent et reconnaissent les politiques importantes.

Comment échanger de manière sécurisée des documents confidentiels avec les clients?

Pour les matériaux sensibles comme les résultats de tests, dossiers médicaux ou recommandations personnalisées :

Échange de documents privés

1. Accédez au menu Clients

2. Sélectionnez le client spécifique

3. Cliquez sur Documents

Cette section fournit un espace privé et sécurisé où seuls vous et votre client pouvez visualiser et télécharger les documents partagés.

Téléchargement de documents confidentiels

Pour partager un document avec un client spécifique :

1. Cliquez sur Télécharger

2. Sélectionnez votre fichier (aucune légende requise)

3. Entrez un nom descriptif pour le document

4. Vos documents téléchargés apparaîtront avec une icône 🟣 pour une identification facile

Sécurité renforcée pour les téléchargements

Pour une sécurité maximale des informations sensibles :

• Lors du téléchargement de documents, une URL unique est générée

• Ce lien de téléchargement n'est valide que pendant 5 minutes

• Après expiration, cliquez simplement à nouveau sur télécharger pour générer un nouveau lien sécurisé

• Cet accès limité dans le temps aide à protéger les informations confidentielles même si un lien est accidentellement partagé

Notes importantes sur les notifications

• Pas de notifications automatiques : Lorsque vous téléchargez un document, le client ne recevra pas d'alerte automatique

• Communication recommandée : Après avoir téléchargé des documents, retournez au chat (cliquez sur Retour puis Chat) pour notifier votre client

• Téléchargements clients : De même, vous ne recevrez pas de notifications lorsque les clients téléchargent des documents

Meilleures pratiques pour l'échange de documents

Établissez un protocole clair avec les clients :

• Informez-les lorsque vous avez téléchargé des documents importants

• Demandez-leur de vous envoyer un message lorsqu'ils ont partagé des documents avec vous

• Envisagez de programmer un rendez-vous de suivi pour discuter des documents partagés

Ce système d'échange sécurisé de documents maintient la confidentialité tout en vous donnant un contrôle complet sur les informations sensibles.

Comment vérifier le statut de consentement des clients pour les documents importants?

Vous pouvez facilement surveiller si les clients ont accepté vos conditions, politiques ou autres documents nécessitant un consentement :

Notifications de consentement en temps réel

Vous recevrez des notifications automatiques chaque fois qu'un client :

• Fournit un consentement à un document

• Révoque un consentement précédemment donné

Ces notifications vous aident à rester informé sans avoir besoin de vérifier manuellement le statut de consentement.

Visualisation détaillée du statut de consentement

Pour un aperçu complet du statut de consentement de n'importe quel client :

1. Allez dans Clients

2. Sélectionnez le client spécifique

3. Cliquez sur Statut de consentement

Vous verrez tous vos documents nécessitant un consentement organisés en trois catégories claires :

• En attente d'examen : Le client n'a pas encore répondu

• Accepté : Le client a fourni son consentement

• Refusé : Le client a refusé de donner son consentement

Utilisation stratégique des informations de consentement

Ces informations sur le statut de consentement vous permettent de :

• Déterminer si vous pouvez procéder avec des services nécessitant des accords spécifiques

• Identifier quels clients peuvent avoir besoin d'un suivi concernant les documents non signés

• Maintenir une conformité appropriée avec vos standards professionnels

• Planifier les prochaines étapes appropriées dans votre communication client

Cette transparence garantit que vous et vos clients êtes sur la même longueur d'onde concernant les termes et politiques importants.

Communication sécurisée avec les clients

Comment communiquer de manière sécurisée avec les clients et les organisations?

KALENNER fournit des canaux de communication chiffrés pour toutes vos conversations professionnelles:

Communication avec les clients

1. Allez dans Clients

2. Sélectionnez le client avec qui vous souhaitez échanger

3. Cliquez sur Chat

4. Échangez des messages dans ce fil de discussion privé

Ce chat dédié garde toutes vos communications clients dans un endroit sécurisé et organisé, séparé de vos applications de messagerie personnelles.

Communication avec votre organisation

Si vous êtes affilié à une organisation:

1. Allez dans Bureau → Organisation

2. Sélectionnez l'organisation

3. Cliquez sur Chat

Note: Le bouton Organisation n'apparaîtra que si vous avez rejoint au moins une organisation.

Mesures de sécurité avancées

Vos communications sont protégées par plusieurs couches de sécurité:

• Les messages sont initialement chiffrés et sécurisés via l'infrastructure sécurisée de Telegram

• Après transmission, les messages sont re-chiffrés et stockés dans notre environnement AWS (Amazon Web Services) sécurisé

• Ceci fournit un chiffrement complet de bout en bout pendant la transmission et le stockage

• Toutes les données respectent les standards de l'industrie pour la protection d'informations sensibles

Cette architecture de sécurité assure que vos communications professionnelles restent confidentielles et protégées contre tout accès non autorisé.

Aide et support

Où puis-je trouver de l'assistance si j'ai des questions?

Nous nous engageons à fournir un support complet pour vous et vos clients:

Ressources d'aide en libre-service

• Accédez à notre base de connaissances en cliquant sur le bouton Aide dans le menu principal

• Nos pages FAQ contiennent des réponses détaillées aux questions communes organisées par sujet

• Vous et vos clients avez tous accès à ces ressources

Support direct

Si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin dans nos ressources d'aide ou rencontrez des problèmes:

1. Cliquez sur le bouton Support dans le menu principal

2. Envoyez un message sécurisé décrivant votre question ou préoccupation

3. Notre équipe de support répondra aussi rapidement que possible pour résoudre votre problème

Nous valorisons vos commentaires

Nous travaillons constamment à améliorer KALENNER basé sur l'expérience utilisateur:

• Avez-vous une suggestion pour une nouvelle fonctionnalité ? Faites-le nous savoir !

• Identifié une opportunité d'amélioration ? Nous voulons en entendre parler !

• Rencontré des difficultés en utilisant la plateforme ? Veuillez partager votre expérience

Envoyez simplement vos idées et commentaires via le bouton Support. Votre contribution est inestimable pour nous aider à créer la meilleure expérience possible de planification et de gestion client.

Merci de nous aider à améliorer KALENNER avec chaque mise à jour!