Schnellstart

Wie beginne ich mit KALENNER?

Es gibt mehrere einfache Wege, unseren Service je nach Ihrer Rolle zu nutzen:

Für Fachleute und Organisationen:

• Verwenden Sie unseren direkten Einladungslink oder QR-Code von KALENNER.com

• Finden und starten Sie @kalennerbot in Ihrer Telegram-App
  

Für Fachleute, die einer Organisation beitreten:

• Akzeptieren Sie die Einladung einer Organisation (über Link oder QR-Code)

• Sie werden automatisch registriert und dem Team der Organisation hinzugefügt
  

Für Kunden:

• Scannen Sie einfach einen QR-Code oder klicken Sie auf einen Einladungslink Ihres gewählten Fachmanns oder Organisation

Wie können Fachleute beginnen, Termine anzunehmen?

Der Start ist schnell und einfach. Nach der Registrierung führen Sie diese wesentlichen Schritte aus, um Ihren Buchungskalender zu aktivieren:

1. Stellen Sie Ihre Zeitzone in den Einstellungen ein

2. Fügen Sie Ihre Dienstleistungen hinzu

3. Konfigurieren Sie Ihren Arbeitsplan

4. Laden Sie Ihr Logo oder Foto hoch (optional, personalisiert aber Ihren QR-Code)

5. Erstellen und teilen Sie Ihren Buchungslink mit Kunden

Welche Sprachen unterstützt KALENNER?

KALENNER erkennt und passt sich automatisch an Ihre Telegram-Spracheinstellungen an und bietet ein nahtloses Erlebnis in Ihrer bevorzugten Sprache. Derzeit bieten wir volle Schnittstellenunterstützung in:

• Englisch

• Französisch

• Deutsch

• Russisch
  
  

Die Benutzeroberfläche wird automatisch in einer dieser Sprachen basierend auf Ihren Telegram-Einstellungen angezeigt. Ihre Kunden erleben KALENNER ebenfalls in ihrer bevorzugten Sprache ohne zusätzliche Konfiguration.

Suchen Sie Unterstützung in einer anderen Sprache? Wir erweitern kontinuierlich unsere Sprachoptionen basierend auf Benutzerfeedback!

Wie buchen Kunden Termine bei mir?

Sobald Sie Ihren Einladungslink oder QR-Code teilen, haben Ihre Kunden ein einfaches Buchungserlebnis:

1. Sie greifen über Ihren personalisierten Link/QR-Code auf Ihren Kalender zu (dies muss nur einmal bei der Verarbeitung der Einladung erfolgen)

2. Sie stellen ihre bevorzugte Zeitzone ein (einmalige Einrichtung während ihrer ersten Kalenner-Registrierung)

3. Sie wählen Ihren Namen aus ihrer Liste verfügbarer Spezialisten (falls sie Einladungen von mehreren Spezialisten haben)

4. Sie wählen aus Ihren angebotenen Dienstleistungen

5. Sie wählen das gewünschte Datum und die verfügbare Uhrzeit

6. Sie senden eine Terminanfrage
   
   

Sie erhalten ihre Anfrage und können sie leicht annehmen oder ablehnen. Dieser optimierte Prozess gewährleistet eine effiziente Planung und gibt Ihnen gleichzeitig die volle Kontrolle über Ihren Kalender.

Profi-Tipp: Ihre Kunden sehen nur die Dienstleistungen und Zeitfenster, die Sie verfügbar gemacht haben, und stellen sicher, dass Buchungen mit Ihrem Zeitplan übereinstimmen! Deshalb ist es entscheidend, dass sowohl Sie als auch Ihre Kunden die richtigen Zeitzonen einrichten!

Verwaltung Ihrer Dienstleistungen

Wie füge ich Dienstleistungen hinzu und verwalte sie?

Die Einrichtung Ihrer Dienstleistungsangebote ist über das Einstellungsmenü einfach:

Dienstleistungen hinzufügen

1. Navigieren Sie zu: Hauptmenü → Einstellungen → Dienstleistungseinstellungen

2. Wählen Sie Dienstleistungen und klicken Sie dann auf Dienstleistung hinzufügen

3. Geben Sie folgende Details ein:

   • Dienstleistungsname (für Kunden bei der Buchung sichtbar)

   • Dauer in Minuten

   • Beschreibung (auf Ihrer Profilseite sichtbar)

   • Preis (geben Sie eine Zahl ein oder "-", wenn Sie keine Preisangabe anzeigen möchten)

Sie können jede Dienstleistung jederzeit über dasselbe Menü bearbeiten oder löschen.

Terminintervalle

Unter Beginnt alle:

• Legen Sie das Intervall (in Minuten) zwischen verfügbaren Terminen fest

• Beispiel: Wenn Ihr Montags-Zeitplan um 9:15 Uhr beginnt und Sie 30-Minuten-Intervalle festlegen, werden Termine um 9:15, 9:45, 10:15 usw. erstellt.

Währungseinstellungen

Unter Währung:

• Wählen Sie, ob Sie Preise auf Ihrer Profilseite Anzeigen oder Verbergen möchten

• Wenn Ihre Standardsprache auf Russisch eingestellt ist, können Sie zwischen EUR und RUB wählen

Nach Abschluss dieser Schritte können Kunden Dienstleistungen basierend auf Namen und Dauer buchen und vollständige Beschreibungen und Preise (falls angezeigt) auf Ihrer Profilseite einsehen.

Kann ich Dienstleistungen aus dem Katalog meiner Organisation anbieten?

Ja! Wenn Sie einer Organisation beigetreten sind, können Sie deren Dienstleistungen einfach in Ihre persönliche Liste importieren:

Organisationsdienstleistungen hinzufügen

1. Navigieren Sie zu Büro → Organisationen

2. Wählen Sie Ihre Organisation

3. Klicken Sie auf Dienstleistungen

4. Durchsuchen Sie den Dienstleistungskatalog der Organisation

5. Wählen Sie die Dienstleistungen aus, die Sie anbieten möchten

6. Klicken Sie auf Speichern

Anpassung importierter Dienstleistungen

Nach dem Hinzufügen von Organisationsdienstleistungen:

• Sie erscheinen in Ihrer persönlichen Dienstleistungsliste (unter Einstellungen → Dienstleistungseinstellungen → Dienstleistungen)

• Sie können jede Dienstleistung an Ihre spezifische Praxis anpassen, indem Sie Folgendes ändern:

  • Dienstleistungsname

  • Dauer

  • Beschreibung

  • Preis

Wichtiger Hinweis

Änderungen, die Sie an importierten Dienstleistungen vornehmen, wirken sich nur auf Ihre persönlichen Dienstleistungsangebote aus. Ihre Änderungen haben keinen Einfluss auf:

• Die ursprüngliche Dienstleistung im Katalog der Organisation

• Andere Spezialisten, die dieselbe Dienstleistung anbieten

Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Konsistenz mit Ihrer Organisation zu wahren und gleichzeitig Dienstleistungen an Ihre persönliche Praxis und Kundschaft anzupassen.

Ist es möglich, die Zahlungen meiner Kunden für meine Dienstleistungen mit Kalenner zu automatisieren?

Ja! Kalenner bietet eine praktische Zahlungsintegration, um Ihre Kundentransaktionen zu optimieren:

Einrichtung von Zahlungslinks

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Dienstleistungseinstellungen → Dienstleistungen

2. Wählen Sie die Dienstleistung aus, für die Sie eine Zahlung hinzufügen möchten

3. Klicken Sie auf Dienstleistung bearbeiten

4. Fügen Sie den Zahlungslink hinzu oder bearbeiten Sie ihn

Nach der Konfiguration können Kunden einfach Zahlungen abschließen, indem sie:

1. Sie aus ihrer Spezialistenliste auswählen

2. Auf die Schaltfläche Zahlung klicken

3. Die Dienstleistung auswählen

4. Den Zahlungslink verwenden, um ihre Transaktion abzuschließen

Hinweis: Sie können Ihren lokalen Bankservice integrieren oder die international anerkannte Stripe-Zahlungsplattform nutzen. Sie können einen Stripe-Zahlungslink hier erstellen und die Verfügbarkeit des Dienstes in Ihrem Land hier überprüfen.

Verwaltung von Dienstleistungspaketen

Wenn Sie mehrere Dienstleistungen als Paket anbieten, können Zahlungslinks weiterhin effektiv genutzt werden:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Dienstleistungseinstellungen → Dienstleistungen

2. Entweder:

   • Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Paketdienstleistung zu erstellen, oder

   • Wählen Sie eine bestehende Dienstleistung aus, die als Paket fungiert

3. Aktivieren Sie die Option Ist Paket?, um diese Dienstleistung als Paket zu kennzeichnen

4. Fügen Sie den Zahlungslink hinzu oder bearbeiten Sie ihn wie oben beschrieben

Wichtiger Hinweis: Beim Verkauf von Paketen vereinbaren Kunden typischerweise einzelne Termine für jede enthaltene Dienstleistung separat. Stellen Sie sicher, dass Ihre Komponentendienstleistungen richtig konfiguriert sind:

• Markieren Sie Komponentendienstleistungen als Kein Paket

• Wenn diese Dienstleistungen ausschließlich über das Paket verfügbar sind, entfernen Sie alle individuellen Zahlungslinks, um Verwirrung zu vermeiden

Dieses Zahlungsintegrationssystem ermöglicht es Ihnen, flexible Dienstleistungspakete anzubieten und gleichzeitig ein nahtloses Zahlungserlebnis für Ihre Kunden zu gewährleisten.

Einrichtung Ihres Arbeitszeitplans

Wie lege ich meine regulären Arbeitszeiten fest?

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Terminplaneinstellungen → Arbeitszeiten

2. Fügen Sie Ihren Arbeitsplan für jeden Wochentag hinzu

3. Für jeden Tag können Sie mehrere Arbeitszeiträume hinzufügen (z.B. 9:00-12:00 und 13:30-17:00)

Hinweis: Jeder Tag ohne festgelegte Arbeitszeiten wird automatisch als arbeitsfreier Tag behandelt.

Wie markiere ich Feiertage?

1. Öffnen Sie Einstellungen → Terminplaneinstellungen → Feiertage

2. Fügen Sie einzelne Feiertage hinzu, an denen Sie nicht arbeiten werden

3. Jeder Feiertag muss separat hinzugefügt werden (z.B. für den 25. und 26. Dezember fügen Sie jedes Datum einzeln hinzu)

Wie plane ich Urlaub ein?

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Terminplaneinstellungen → Urlaub

2. Fügen Sie Ihre Urlaubszeiträume hinzu (können mehrere aufeinanderfolgende Tage umfassen)

3. Ihr Kalender wird für diese Daten gesperrt, und Kunden können keine Termine anfragen

Was ist mit vorübergehenden Abwesenheiten?

Für Geschäftsreisen oder andere vorübergehende Nichtverfügbarkeiten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Terminplaneinstellungen → Abwesend

2. Legen Sie bestimmte Zeiträume fest, in denen Sie nicht verfügbar sein werden

3. Diese können Teile eines Tages betreffen oder sich über mehrere aufeinanderfolgende Tage erstrecken

Mit diesen richtig konfigurierten Einstellungen spiegelt Ihr Buchungskalender Ihre Verfügbarkeit genau wider und stellt sicher, dass Kunden nur dann Termine anfragen können, wenn Sie in der Lage sind, sie zu bedienen.

Erstellung Ihrer Profilseite

Wie passe ich meine Profilinformationen und Foto/Logo an?

Aktualisierung Ihrer Informationen

Navigieren Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Über mich Hier können Sie Folgendes ändern:

• Spitzname (hilft, Ihre Privatsphäre zu schützen)

• Berufliche Informationen

• Logo oder Foto

Den richtigen Spitznamen wählen

Ihr Spitzname dient als Ihre professionelle Identität für Kunden und schützt gleichzeitig Ihre Privatsphäre:

• Halten Sie ihn relativ kurz (um Kürzungen zu vermeiden)

• Machen Sie ihn einzigartig und erkennbar

• Dies verhindert, dass Kunden Sie direkt über Telegram außerhalb Ihres Buchungssystems kontaktieren

Formatierung Ihrer Beschreibung

Sie können Ihren Profiltext mit einfacher HTML-Formatierung verbessern:

• Fettgedruckter Text: Verwenden Sie <b>Text</b> → Text

• Kursiver Text: Verwenden Sie <i>Text</i> → Text

• Unterstrichener Text: Verwenden Sie <u>Text</u> → Text

Links hinzufügen

Fügen Sie Links zu Ihrer Website hinzu:

• Format: <a href="https://ihrewebsite.com">Linktext</a>

• Beispiel: <a href="https://ihrewebsite.com"><b>Mein Portfolio</b></a>

Profilfoto/Logo

Ihr hochgeladenes Bild erscheint an zwei wichtigen Stellen:

• Auf Ihrer Profilseite

• Eingebettet in Ihre QR-Code-Einladung Das Hochladen eines professionellen Fotos oder Logos hilft, Ihren QR-Code zu personalisieren und fördert die Kundenerkennung und das Vertrauen.

Wie kann ich mein Profil mit zusätzlichen Medien und Kontaktinformationen erweitern?

Hinzufügen einer Fotogalerie

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Profil

2. Laden Sie mehrere Fotos hoch, um eine professionelle Galerie zu erstellen

3. Diese Bilder werden in einem ansprechenden Slider-Format auf Ihrer Profilseite angezeigt

Verbindung mit sozialen Medien

Verknüpfen Sie Ihre Social-Media-Konten, um Ihre Online-Präsenz auszubauen:

1. Fügen Sie Links zu Plattformen wie:

   • Telegram

   • Instagram

   • TikTok

   • YouTube

   • VK

   • Odnoklassniki

   • Rutube

2. Jedes verknüpfte Konto erscheint als entsprechendes Symbol am unteren Rand Ihres Profils

Kontaktinformationen einfügen

Bieten Sie zusätzliche Wege für Kunden, Sie zu erreichen:

• Webseiten-URL

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Physischer Standort

Für Ihre Adresse können Sie auch Links einfügen zu:

• Google Maps

• Apple Maps

• Yandex Maps

All diese Informationen werden übersichtlich auf Ihrer Profilseite angezeigt, sodass Kunden Sie einfach über ihre bevorzugten Kanäle kontaktieren können.

Kann ich eine spezielle Einladung direkt auf meiner Profilseite hinzufügen?

Ja! Sie können einen dedizierten Einladungslink erstellen, der direkt auf Ihrem Profil erscheint:

Einrichten Ihrer Profileinladung

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Einladungslink

2. Erstellen Sie einen neuen Link mit dem Namen PROFILE

3. Dieser spezielle Link wird automatisch auf Ihrer Profilseite angezeigt

Konfiguration Ihrer Profileinladung

Bei der Erstellung Ihres PROFILE-Links müssen Sie Folgendes festlegen:

• Gültigkeitszeitraum (empfohlen: 365 Tage für langfristige Nutzung)

• Nutzungstyp (wählen Sie "Mehrfachnutzung", um unbegrenzte Kunden zu ermöglichen)

Vorteile der Profileinladung

• Schafft ein nahtloses Buchungserlebnis für Besucher Ihres Profils

• Ermöglicht Ihnen zu verfolgen, wie viele Kunden sich über Ihre Profilseite in Analytics registriert haben

• Vereinfacht den Kundenaufnahmeprozess

Sie können diese Parameter jederzeit vor Ablauf des Links bearbeiten, was Ihnen die Kontrolle über Ihr Buchungsportal ermöglicht.

Wie kann ich ein Design für meine Profilseite wählen?

Sie können das Design für Ihre Profilseite jederzeit auswählen, indem Sie es auf kalenner.com/de/design wählen oder direkt im Menü Einstellungen → Allgemeine Einstellungen durch Klicken auf die Schaltfläche Design Wählen. Sie werden zur gleichen Webseite weitergeleitet, wo Sie alle verfügbaren Design-Vorlagen sehen können.

Sie können eine Vorschau anzeigen, wie jede Vorlage auf Ihrem bevorzugten Gerät aussehen wird (öffnen Sie einfach diese Seite auf dem Gerät, das Sie testen möchten, sei es ein Desktop oder Smartphone), indem Sie auf die Schaltfläche Im Browser Öffnen klicken. Sobald Sie Ihre Wahl getroffen haben, klicken Sie einfach auf Auf Mein Profil Anwenden und bestätigen Ihre Auswahl.

Diese Vorlage wird als Standard-Design für Ihre Profilseite festgelegt, obwohl Sie verschiedene Einstellungen anpassen können - siehe Wie ändere ich die Design-Konfiguration meiner Profilseite für weitere Details.

Wie erstelle und veröffentliche ich meine Profilseite?

Nachdem Sie die Einrichtung Ihrer Profilinformationen abgeschlossen haben, ist die Erstellung Ihrer öffentlichen Profilseite einfach:

Veröffentlichung Ihrer Profilseite

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Profilseite erstellen

3. Das war's! Ihre professionelle Profilseite ist jetzt online

Ansicht Ihrer veröffentlichten Seite

Nach der Erstellung Ihres Profils erhalten Sie einen Link, um Ihre neue Seite anzusehen. Dies ist dieselbe Seite, die Ihre Kunden sehen werden, wenn sie auf Ihr Profil zugreifen.

Aktualisierung Ihrer Profilseite

Wenn Sie Änderungen an Ihren Profilinformationen vornehmen:

1. Kehren Sie zurück zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen

2. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Profilseite erstellen, um mit Ihren Aktualisierungen neu zu veröffentlichen

Wichtiger Hinweis: Nach Änderungen kann es eine kurze Zeit dauern, bis unser Content Delivery Network (CDN) Ihr Profil an allen Standorten aktualisiert. Wenn Sie oder Ihre Kunden die Änderungen nicht sofort sehen, warten Sie bitte eine Weile, bis die Aktualisierungen verbreitet sind.

Ihre Profilseite ist jetzt bereit, mit Kunden geteilt und auf Ihren Marketingmaterialien angezeigt zu werden!

Wie ändere ich die Design-Konfiguration meiner Profilseite?

Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Design-Konfiguration.

Sie werden mehrere Einstellungen für Ihre Profilseite sehen:

1. Banner Ja / Nein: Ob ein Banner auf der Seite angezeigt werden soll oder nicht. Sie können es für Werbung für spezielle Dienstleistungen, Rabatte oder einfach zur Weiterleitung Ihrer Kunden auf Ihre Website verwenden.

2. Breit / Schmal: Dies bezieht sich auf die Breite (eigentlich die Höhe) der Seitenkopfzeile.

3. Slider / 2x / 3x: Ob Ihre Galerie als Slider angezeigt wird oder mit Fotos, die in 2 oder 3 Spalten organisiert sind.

4. Karten / +: Wie Ihre Dienstleistungen angezeigt werden ("KARTEN" - Karten mit Name und Beschreibung, "+" - ausklappbare Liste).

5. Schaltflächen Ja / Nein: Ob individuelle Diesen Service Buchen Schaltflächen für jeden Service hinzugefügt werden sollen.

Hinweis: Preise für jeden Service können angezeigt oder ausgeblendet werden - Sie können dies im Menü Einstellungen → Service-Einstellungen → Währungseinstellungen umschalten.

Sobald Sie Ihre Konfiguration angepasst haben, vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche Speichern zu klicken.

Unten können Sie auch die Schaltflächen Banner-Details und Hintergründe sehen.

Klicken Sie auf Banner-Details, um die Überschrift, den Haupttext, den Text der Handlungsaufforderungs-Schaltfläche, den Link zu dem das Banner Ihre Kunden weiterleitet, einzugeben und die Banner-Position zu wählen: Oben (am oberen Rand der Seite) oder Mitte (in der Mitte der Seite, zwischen Galerie- und Service-Bereichen).

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hintergründe, um Hintergründe für die gesamte Seite (Haupthintergrund), Kopfzeile und Kontakt-Bereich hochzuladen oder zu entfernen. Bitte überprüfen und laden Sie nur Bilder hoch, für die Sie eine gültige Lizenz für diese Verwendung haben.

Clients einladen und Termine verwalten

Wie erstelle und verteile ich Einladungen?

Erstellen Sie mehrere angepasste Einladungen, um Ihre Marketingbemühungen zu verfolgen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Einladungslink

2. Klicken Sie auf "Neuen Einladungslink hinzufügen"

3. Benennen Sie Ihren Link nach seinem Zweck (z.B. "Instagram", "Website", "Visitenkarte")

4. Legen Sie Gültigkeitsdauer und Nutzungstyp fest (einmalig oder mehrfach)

5. Klicken Sie auf den Namen des neu erstellten Links

6. Wählen Sie "Einladungslink abrufen", um sowohl einen klickbaren Link als auch einen QR-Code zu generieren

Strategische Einladungsverteilung

Maximieren Sie Ihre Kundengewinnung durch Platzierung dieser Einladungen über verschiedene Kanäle:

• Digitale Plattformen:

  • Social Media Profile (Instagram, Facebook, TikTok)

  • Ihre Website oder Blog

  • E-Mail-Signaturen

  • Telegram-Kanal oder -Gruppe

• Physische Standorte:

  • Drucken Sie QR-Codes für Ihre Visitenkarten

  • Zeigen Sie sie an Ihrem Empfang oder Eingang an

  • Fügen Sie sie in Broschüren oder Werbematerialien ein

  • Fügen Sie sie zu Terminerinnerungskarten hinzu

Jede eindeutig benannte Einladung ermöglicht es Ihnen zu verfolgen, welche Marketingkanäle in Ihrem Analytics-Dashboard am effektivsten sind.

Profi-Tipp

Speichern Sie die QR-Codes auf Ihrem Smartphone, um sie schnell mit potenziellen Kunden zu teilen, die Sie persönlich treffen, und ermöglichen Sie sofortige Buchungen ohne Austausch von Kontaktinformationen.

Verwaltung von Terminanfragen und Status

Anzeige und Bearbeitung von Terminanfragen

1. Navigieren Sie zu Büro → Termine

2. Hier sehen Sie alle Ihre geplanten Termine mit ihrem aktuellen Status:

   • 🟡 Ausstehend (angefragt, aber noch nicht bestätigt)

   • 🟢 Akzeptiert (bestätigte Termine)

Änderung des Terminstatus

Um Terminstatus zu aktualisieren:

1. Wählen Sie (markieren Sie) den/die Termin(e) aus, die Sie ändern möchten

2. Klicken Sie auf die entsprechende Aktionsschaltfläche:

   • ✅ Akzeptieren um den Termin zu bestätigen

   • ❌ Ablehnen um die Anfrage abzulehnen

Hinweis: Sie können nur mehrere Termine mit demselben Status gleichzeitig ändern. Abgelehnte Termine werden zu "Vergangene Termine" verschoben.

Zahlungsverwaltung

Verfolgen Sie Zahlungen direkt im Terminsystem:

1. Wählen Sie einen Termin aus und klicken Sie auf Zahlung

2. Klicken Sie auf Preis festlegen, um die Servicekosten zu etablieren oder anzupassen

3. Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen, um vollständige oder Teilzahlungen zu erfassen

4. Sie können mehrere Zahlungen eingeben, bis der vollständige Betrag abgedeckt ist

Wenn Sie einen Termin als "Abgeschlossen" markieren, erhält Ihr Kunde automatisch eine Nachricht mit Preis-, Zahlungs- und verbleibendem Saldoinformationen.

Verwaltung vergangener Termine

1. Gehen Sie zu Büro → Termine

2. Klicken Sie auf Vergangene Termine

3. Aktualisieren Sie Terminstatus zu:

   • ✅ Abgeschlossen (Service erbracht)

   • 🔴 Abgelehnt (Sie haben nicht akzeptiert)

   • ⭕ Verpasst (Kunde ist nicht erschienen)

   • ❌ Storniert (Service fand nicht statt)

4. Fügen Sie Zahlungsinformationen hinzu oder passen Sie sie nach Bedarf an

Profi-Tipp: Aktualisieren Sie immer den Status abgeschlossener Termine, um genaue Aufzeichnungen zu führen, sicherzustellen, dass Kunden Zahlungszusammenfassungen erhalten, und umfassende Analysen für Ihre Geschäftsleistung zu generieren.

Kann ich Termine im Namen meiner Kunden buchen?

Ja! Sie können einfach Termine für Ihre Kunden direkt über Ihren Kalender planen:

Schritt-für-Schritt-Buchungsprozess

1. Gehen Sie zu Büro → Kalender

2. Wählen Sie das gewünschte Datum

   • Hinweis: Nur Arbeitstage mit verfügbaren Slots sind auswählbar

3. Wählen Sie einen verfügbaren Zeitslot

4. Klicken Sie auf Termin

5. Wählen Sie den Service

6. Wählen Sie den Kunden aus Ihrer Liste

7. Bestätigen Sie die Buchung

Der Termin wird automatisch mit "Akzeptiert"-Status erstellt, und Ihr Kunde erhält eine Benachrichtigung über den geplanten Termin.

Verfügbare Zeitslots verstehen

Das System zeigt Slots basierend auf Ihren konfigurierten Einstellungen an:

• Nur Slots innerhalb Ihrer Arbeitszeiten werden angezeigt

• Der letzte verfügbare Slot berücksichtigt Ihre Servicedauer

• Beispiel: Wenn Ihr Zeitplan 9:00-12:00 ist, mit 30-Minuten-Intervallen und einem 1-Stunden-Service, wird der späteste verfügbare Slot 11:00 sein (ermöglicht dem Service, um 12:00 zu enden)

Profi-Tipp

Beim Betrachten eines Zeitslots können Sie auch auf Abwesend anstatt "Termin" klicken, um diese Zeit zu blockieren und Kunden daran zu hindern, während dieser Zeit zu buchen.

Verwaltung Ihrer täglichen und zukünftigen Termine

Wie kann ich Termine für ein bestimmtes Datum anzeigen und verwalten?

Greifen Sie einfach auf Ihren Kalender nach Datum zu und verwalten Sie ihn:

1. Navigieren Sie zu Büro → Kalender

2. Wählen Sie das Datum aus, das Sie überprüfen möchten

3. Alle Termine für diesen Tag werden mit ihrem aktuellen Status angezeigt

4. Um den Status eines Termins zu ändern:

   • Klicken Sie auf den Termin

   • Wählen Sie ✅ Akzeptieren um eine ausstehende Anfrage zu bestätigen

   • Wählen Sie ❌ Ablehnen um eine ausstehende Anfrage abzulehnen

   • Wählen Sie 🚫 Stornieren um einen akzeptierten Termin zu stornieren

Diese Kalenderansicht gibt Ihnen eine klare visuelle Darstellung Ihres Tages und zeigt sowohl gebuchte Termine als auch verfügbare Slots.

Wie überprüfe ich schnell den heutigen Zeitplan?

Für eine sofortige Ansicht Ihres Tages:

1. Gehen Sie zu Büro → Heute

2. Sie sehen sofort eine chronologische Liste aller geplanten Termine für den aktuellen Tag

3. Jeder Termin zeigt:

   • Kundenname

   • Servicetyp

   • Terminzeit

   • Aktueller Status (🟡 ausstehend oder 🟢 bestätigt)

Diese "Heute"-Ansicht ist perfekt zur Vorbereitung Ihres Tages und stellt sicher, dass Sie für alle bevorstehenden Termine bereit sind.

Wie kann ich Meeting-Standort oder virtuelle Konferenzdetails zu Terminen hinzufügen?

Ob Sie Kunden persönlich treffen oder virtuelle Sitzungen durchführen, Sie können einfach Standortinformationen hinzufügen:

Hinzufügen von Standort- oder Konferenzdetails

1. Gehen Sie zu Büro → Termine

2. Wählen Sie den Termin aus, den Sie aktualisieren müssen

3. Klicken Sie auf Standort eingeben

4. Fügen Sie die relevanten Informationen hinzu:

   • Für physische Meetings: Geben Sie die Adresse oder den Meetingraum ein

   • Für virtuelle Meetings: Fügen Sie den Videokonferenz-Link hinzu (Zoom, Google Meet, etc.)

   • Für Telefonberatungen: Fügen Sie notwendige Anrufanweisungen hinzu

Identifizierung von Terminen mit Standortinformationen

Termine mit bereits eingegebenen Standortdetails sind deutlich mit einem Standort-Pin-Symbol (📍) in Ihrer Terminliste markiert, was es einfach macht, auf einen Blick zu sehen, welche Meetings vollständige Standortinformationen haben.

Vorteile des Hinzufügens von Standortinformationen

• Für persönliche Termine: Kunden haben präzise Wegbeschreibungen, um Sie zu finden

• Für virtuelle Meetings: Kunden können mit einem Klick teilnehmen, ohne nach Konferenzdetails zu suchen

• Für alle Termintypen: Reduziert Verwirrung und Last-Minute-Fragen

Ihre Kunden erhalten diese Informationen in ihrer Terminbestätigung und helfen sicherzustellen, dass sie am richtigen Ort ankommen oder dem korrekten Online-Meeting zur geplanten Zeit beitreten.

Wie kann ich die Details eines bestimmten Termins anzeigen?

Sie haben mehrere bequeme Möglichkeiten, auf Termindetails zuzugreifen:

Methode 1: Aus der Terminliste

1. Gehen Sie zu Büro → Termine

2. Wählen Sie den Termin aus, den Sie überprüfen möchten

3. Klicken Sie auf Meeting-Info

Methode 2: Aus der Kalenderansicht

1. Navigieren Sie zu Büro → Kalender

2. Wählen Sie das Datum des Termins

3. Klicken Sie auf den Termin

4. Wählen Sie Meeting-Info

Methode 3: Über Kundendatensätze

1. Gehen Sie zum Kunden-Menü

2. Wählen Sie den spezifischen Kunden

3. Finden und wählen Sie den Termin mit diesem Kunden

4. Klicken Sie auf Meeting-Info

Jede dieser Methoden bietet dieselben umfassenden Termindetails, einschließlich Servicetyp, Dauer, Status und Standortinformationen. Wählen Sie die Methode, die für Ihren aktuellen Workflow am bequemsten ist.

Was ist, wenn mein Kunde nicht sicher ist, welchen Service er benötigt?

Wenn Kunden unsicher über den genauen Service sind, den sie benötigen, ist effektive Kommunikation der Schlüssel:

Diskussion von Serviceoptionen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, mit Ihrem Kunden zu beraten:

1. Verwendung des integrierten Chats

   • Von Ihnen initiiert: Gehen Sie zum Kunden-Menü → wählen Sie den Kunden → klicken Sie auf Chat

   • Vom Kunden initiiert: Sie können Sie aus ihrer Spezialistenliste auswählen → auf Chat klicken

2. Alternative Kommunikationsmethoden

   • Verwenden Sie traditionelle Kanäle wie Telefonanrufe

   • Verbinden Sie sich über Messaging-Apps (Telegram/WhatsApp)

Buchung nach Beratung

Sobald Sie den geeigneten Service und die Dauer bestimmt haben:

1. Entweder Sie oder Ihr Kunde können einen passenden Zeitslot finden

2. Buchen Sie den Termin mit dem vereinbarten Service

Profi-Tipp

Erstellen Sie dauerbasierte Services Um diesen Prozess zu rationalisieren:

• Erstellen Sie mehrere generische Services basierend auf der Dauer (z.B. "2-Stunden-Beratung", "4-Stunden-Sitzung")

• Fügen Sie diese in Ihre Serviceliste ein

• Wenn Kunden diese allgemeinen Services buchen, können Sie basierend auf Ihrer Diskussion akzeptieren oder ablehnen

• Sie können die Servicedetails später immer anpassen

Dieser Ansatz gibt Ihnen Flexibilität und behält gleichzeitig ein strukturiertes Buchungssystem für Kunden bei, die anfangs nicht sicher über ihre genauen Bedürfnisse sind.

Wie kann ich Erinnerungen an meine Kunden senden?

Das Senden von Terminerinnerungen ist einfach und hilft sicherzustellen, dass Ihre Kunden nie ihre geplanten Termine verpassen:

Erinnerungen senden

1. Gehen Sie zu Kunden

2. Wählen Sie Ihren Kunden

3. Navigieren Sie zu Termine

4. Wählen Sie (markieren Sie) einen oder mehrere Termine

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erinnerung senden

Was Kunden erhalten

Ihr Kunde erhält eine umfassende Erinnerungsnachricht mit:

• Datum und Uhrzeit des Termins

• Service-/Terminname

• Dauer

• Ihr professioneller Spitzname

Erweiterte Erinnerungsinformationen

Wenn Sie zusätzliche Details im Termine-Menü konfiguriert haben, enthält die Erinnerung auch:

• Standortinformationen (Adresse, virtueller Meeting-Link oder spezielle Anweisungen)

• Zahlungsdetails (Servicepreis, erhaltene Zahlungen und ausstehender Betrag)

Profi-Tipp: Vollständige Einrichtung für bessere Verwaltung

Machen Sie es zur Standardpraxis, Folgendes zu konfigurieren, sobald Sie einen Termin erstellen oder akzeptieren:

• Standortdetails einrichten

• Service-Preise eingeben

• Zahlungsinformationen erfassen

Dieser umfassende Ansatz ermöglicht es Ihnen:

• Informative Erinnerungen zu senden, die den Zahlungsstatus enthalten

• Kunden dabei zu helfen, sich mit vollständigen Informationen auf ihre Termine vorzubereiten

• Datengesteuerte Geschäftsentscheidungen basierend auf präzisen Analysen zu treffen

• Professionelle Kommunikationsstandards zu wahren

Gut konfigurierte Erinnerungen reduzieren Nichterscheinen und gewährleisten eine reibungslose Terminverwaltung.

Arbeiten mit Dokumenten

Wie teile ich Dokumente mit Kunden und verwalte Einwilligungen?

Sie können einfach Dokumente hochladen und verwalten, die für alle Kunden gelten:

Dokumente hochladen

1. Gehen Sie zu Büro → Dokumente

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen

3. Sie werden aufgefordert, eine Datei zu senden:

   • Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol 📎 neben dem Nachrichtenfeld

   • Für Bilder oder Videos: Wählen Sie die Option "Foto oder Video"

   • Für andere Dateitypen (PDF, Word, etc.): Wählen Sie "Datei"

4. Klicken Sie auf Senden (keine Beschriftung erforderlich)

5. Geben Sie einen beschreibenden Namen für Ihr Dokument ein

6. Geben Sie an, ob eine Kundeneinwilligung erforderlich ist:

   • Wählen Sie Ja, wenn Kunden diesem Dokument zustimmen müssen

   • Wählen Sie Nein, wenn es nur zu Informationszwecken dient

7. Klicken Sie auf Bestätigen

Verwaltung Ihrer Dokumente

Alle hochgeladenen Dokumente erscheinen unter Büro → Dokumente und sind:

• Für alle Ihre Kunden sichtbar

• Zum Download verfügbar

Dokumente, die eine Einwilligung erfordern, sind deutlich mit einem ✍️ Symbol markiert.

Änderung der Einwilligungsanforderungen

Um zu ändern, ob ein Dokument eine Einwilligung erfordert:

1. Wählen Sie das/die Dokument(e) aus

2. Klicken Sie auf Einwilligungsanforderung ändern

3. Bestätigen Sie Ihre Wahl im Folgefenster

Dieses System hilft Ihnen, professionelle Dokumentation zu führen und sicherzustellen, dass Kunden wichtige Richtlinien prüfen und anerkennen.

Wie tausche ich vertrauliche Dokumente sicher mit Kunden aus?

Für sensible Materialien wie Testergebnisse, Krankenakten oder personalisierte Empfehlungen:

Privater Dokumentenaustausch

1. Navigieren Sie zum Kunden-Menü

2. Wählen Sie den spezifischen Kunden

3. Klicken Sie auf Dokumente

Dieser Bereich bietet einen privaten, sicheren Raum, in dem nur Sie und Ihr Kunde geteilte Dokumente einsehen und herunterladen können.

Hochladen vertraulicher Dokumente

Um ein Dokument mit einem spezifischen Kunden zu teilen:

1. Klicken Sie auf Hochladen

2. Wählen Sie Ihre Datei (keine Beschriftung erforderlich)

3. Geben Sie einen beschreibenden Namen für das Dokument ein

4. Ihre hochgeladenen Dokumente erscheinen mit einem 🟣 Symbol zur einfachen Identifikation

Erweiterte Sicherheit für Downloads

Für maximale Sicherheit sensibler Informationen:

• Beim Herunterladen von Dokumenten wird eine eindeutige URL generiert

• Dieser Download-Link ist nur 5 Minuten gültig

• Nach Ablauf klicken Sie einfach erneut auf Download, um einen neuen sicheren Link zu generieren

• Dieser zeitlich begrenzte Zugang hilft, vertrauliche Informationen zu schützen, auch wenn ein Link versehentlich geteilt wird

Wichtige Hinweise zu Benachrichtigungen

• Keine automatischen Benachrichtigungen: Wenn Sie ein Dokument hochladen, erhält der Kunde keine automatische Benachrichtigung

• Kommunikation empfohlen: Nach dem Hochladen von Dokumenten kehren Sie zum Chat zurück (klicken Sie auf Zurück dann Chat), um Ihren Kunden zu benachrichtigen

• Kunden-Uploads: Ebenso erhalten Sie keine Benachrichtigungen, wenn Kunden Dokumente hochladen

Best Practices für Dokumentenaustausch

Etablieren Sie ein klares Protokoll mit Kunden:

• Informieren Sie sie, wenn Sie wichtige Dokumente hochgeladen haben

• Bitten Sie sie, Ihnen eine Nachricht zu senden, wenn sie Dokumente mit Ihnen geteilt haben

• Erwägen Sie, einen Folgetermin zu vereinbaren, um geteilte Dokumente zu besprechen

Dieses sichere Dokumentenaustauschsystem wahrt die Vertraulichkeit und gibt Ihnen vollständige Kontrolle über sensible Informationen.

Wie überprüfe ich den Einwilligungsstatus von Kunden für wichtige Dokumente?

Sie können einfach überwachen, ob Kunden Ihren Bedingungen, Richtlinien oder anderen einwilligungspflichtigen Dokumenten zugestimmt haben:

Echtzeit-Einwilligungsbenachrichtigungen

Sie erhalten automatische Benachrichtigungen, wann immer ein Kunde:

• Eine Einwilligung zu einem Dokument erteilt

• Eine zuvor erteilte Einwilligung widerruft

Diese Benachrichtigungen helfen Ihnen, informiert zu bleiben, ohne den Einwilligungsstatus manuell überprüfen zu müssen.

Detaillierte Ansicht des Einwilligungsstatus

Für einen umfassenden Überblick über den Einwilligungsstatus eines Kunden:

1. Gehen Sie zu Kunden

2. Wählen Sie den spezifischen Kunden

3. Klicken Sie auf Einwilligungsstatus

Sie sehen alle Ihre einwilligungspflichtigen Dokumente in drei klaren Kategorien organisiert:

• Warten auf Prüfung: Kunde hat noch nicht geantwortet

• Zugestimmt: Kunde hat Einwilligung erteilt

• Abgelehnt: Kunde hat die Einwilligung verweigert

Strategische Nutzung von Einwilligungsinformationen

Diese Einwilligungsstatusinformationen ermöglichen es Ihnen:

• Zu bestimmen, ob Sie mit Dienstleistungen fortfahren können, die spezifische Vereinbarungen erfordern

• Zu identifizieren, welche Kunden möglicherweise Nachfassen bezüglich nicht unterzeichneter Dokumente benötigen

• Ordnungsgemäße Compliance mit Ihren professionellen Standards zu gewährleisten

• Geeignete nächste Schritte in Ihrer Kundenkommunikation zu planen

Diese Transparenz stellt sicher, dass Sie und Ihre Kunden bezüglich wichtiger Bedingungen und Richtlinien auf derselben Seite stehen.

Sichere Kundenkommunikation

Wie kann ich sicher mit Kunden und Organisationen kommunizieren?

KALENNER bietet verschlüsselte Kommunikationskanäle für alle Ihre professionellen Gespräche:

Kommunikation mit Kunden

1. Gehen Sie zu Kunden

2. Wählen Sie den Kunden aus, dem Sie eine Nachricht senden möchten

3. Klicken Sie auf Chat

4. Tauschen Sie Nachrichten in diesem privaten Thread aus

Dieser dedizierte Chat hält alle Ihre Kundenkommunikationen an einem sicheren, organisierten Ort, getrennt von Ihren persönlichen Messaging-Apps.

Kommunikation mit Ihrer Organisation

Wenn Sie einer Organisation angehören:

1. Gehen Sie zu Büro → Organisation

2. Wählen Sie die Organisation

3. Klicken Sie auf Chat

Hinweis: Die Organisations-Schaltfläche erscheint nur, wenn Sie mindestens einer Organisation beigetreten sind.

Erweiterte Sicherheitsmaßnahmen

Ihre Kommunikationen sind durch mehrere Sicherheitsebenen geschützt:

• Nachrichten werden zunächst verschlüsselt und über Telegrams sichere Infrastruktur gesichert

• Nach der Übertragung werden Nachrichten erneut verschlüsselt und in unserer sicheren AWS (Amazon Web Services) Umgebung gespeichert

• Dies bietet vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowohl während der Übertragung als auch der Speicherung

• Alle Daten entsprechen Industriestandards für den Schutz sensibler Informationen

Diese Sicherheitsarchitektur stellt sicher, dass Ihre professionellen Kommunikationen vertraulich bleiben und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Hilfe und Support

Wo finde ich Unterstützung, wenn ich Fragen habe?

Wir sind verpflichtet, umfassenden Support für Sie und Ihre Kunden zu bieten:

Selbstbedienungs-Hilferessourcen

• Greifen Sie auf unsere Wissensdatenbank zu, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe im Hauptmenü klicken

• Unsere FAQ-Seiten enthalten detaillierte Antworten auf häufige Fragen, organisiert nach Themen

• Sowohl Sie als auch Ihre Kunden haben Zugang zu diesen Ressourcen

Direkter Support

Wenn Sie in unseren Hilferessourcen nicht finden, was Sie brauchen, oder auf Probleme stoßen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Support im Hauptmenü

2. Senden Sie eine sichere Nachricht, die Ihre Frage oder Ihr Anliegen beschreibt

3. Unser Support-Team wird so schnell wie möglich antworten, um Ihr Problem zu lösen

Wir schätzen Ihr Feedback

Wir arbeiten ständig daran, KALENNER basierend auf der Benutzererfahrung zu verbessern:

• Haben Sie einen Vorschlag für eine neue Funktion? Lassen Sie es uns wissen!

• Eine Verbesserungsmöglichkeit identifiziert? Wir möchten davon hören!

• Schwierigkeiten bei der Nutzung der Plattform? Bitte teilen Sie Ihre Erfahrung mit uns

Senden Sie einfach Ihre Ideen und Ihr Feedback über die Support-Schaltfläche. Ihr Input ist von unschätzbarem Wert dabei, uns zu helfen, die bestmögliche Terminplanungs- und Kundenverwaltungserfahrung zu schaffen.

Vielen Dank, dass Sie uns helfen, KALENNER mit jedem Update besser zu machen!